Projektmanagement: Warum Projekte häufig scheitern und in welcher Phase.

Im wöchentlichen Meeting gibt die Führungskraft bekannt: Es gibt ein neues Projekt, das das Team übernehmen soll. Die Reaktionen könnten unterschiedlicher nicht sein — der eine Teil stellt eifrig Fragen, wann es denn los geht, was gemacht werden soll und wer die Leitung übernimmt — der andere Teil rollt nur mit den Augen, lehnt sich zurück und lässt das restliche Meeting stumm über sich ergehen.

Inhaltsverzeichnis

Ursachen analysieren

Projektarbeit. Bereits der Begriff ruft bei Personen unterschiedliche Gefühle und Gedanken hervor, denn seit Jahren erfreut sich die Projektarbeit immer stärkerer Beliebtheit. Rund ein Drittel unserer Zeit verbringen wir durchschnittlich in Projekten. In der IT arbeiteten die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bereits 2015 zu 45% in Projektarbeit (Müncheberg, 2015). Der Anteil ist seitdem stark gestiegen.

Doch obwohl die Arbeit in Projekten zum Arbeitsalltag gehört und Projektmanagement-Prozesse durch Software und Mitarbeiterschulungen in den letzten Jahren deutlich verbessert werden konnten, scheitert immer noch jedes sechste Projekt (Müncheberg, 2015). Doch woran liegt das?

Eine Analyse von vier verschiedenen Studien aus den Jahren 2008 bis 2020 konnte zeigen, die Hauptfaktoren für das Scheitern von Projekten liegen in den Bereichen Planung und Kommunikation, denn 95% der Projekte scheitern noch in der Entwicklungsphase (vgl. GMP, 2008; Hays, 2015; PMI, 2016; Kaspersky, 2020)

Die Ursachen hierfür sind unklare Anforderung und Ziele, sowie die mangelnde Kommunikation zwischen den beteiligten Teams und dem Kunden.

Um diese Fehler zu verhindern oder zu minimieren, ist es hilfreich, sich mit diesen Themenbereichen bereits in der Phase der Projektplanung auseinanderzusetzen.

 

Anforderungen und Ziele definieren

Die folgenden Fragestellungen können dabei helfen, sich möglicher Problemfelder bewusst zu werden und diese zu bearbeiten:

  • Was sind die konkreten Ziele des Projekts?
  • Welche Aufgaben müssen bearbeitet werden?
  • Wie und wann werden die Ziele und Anforderungen an die Beteiligten kommuniziert?
  • Wie und wann wird überprüft, ob alle Beteiligten dasselbe Verständnis der Zielsetzung haben?
  • Sind die notwendigen Fachkompetenzen vorhanden?
  • Sind Zeitpuffer in die Planung integriert? Oder ist die Planung wenigstens realistisch?
  • Sind die Zielsetzungen SMART definiert?

 

 

Zielsetzungen formulieren mit SMART

Im Firmenalltag werden ständig Ziele definiert, jedoch werden diese oftmals nicht erreicht, wieder verändert oder der Zeitplan ist nicht realistisch. SMART ist ein einfaches Tool, das hilft die gesetzten Ziele auf ihre Machbarkeit zu überprüfen. Sind Ziele nicht SMART, ist es schwer die Ziele zu erreichen, da diese unklar und nicht eindeutig formuliert sind. Obwohl die meisten Menschen diese Regel kennen, findet sie häufig keine Anwendung.

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Attraktiv
  • Realistisch
  • Terminbar

 

Sind diese fünf Kriterien erfüllt, steigt die Wahrscheinlichkeit der Zielerreichung (Locke/Latham 2013).

 

 

Reflexion der internen Kommunikation

Die Kommunikation im Projekt findet auf unterschiedlichen Ebenen statt. Die Teamleitung kommuniziert mit den beteiligten Teammitgliedern, das Team mit dem Kunden, die Teamleitung mit dem Management, usw.

Bei dieser Menge an KommunikationspartnerInnen ist es notwendig die Kommunikation explizit in die Projektplanung einzubeziehen, da ansonsten Personen übergangen werden, Informationen nicht weitergegeben werden und Missverständnisse entstehen, die den Projektfortschritt gefährden.

Die folgenden Fragestellungen können dabei helfen, sich möglicher Problemfelder bewusst zu werden und diese zu bearbeiten:

  • Von wem, wann und in welcher Form werden Informationen an die beteiligten Teammitglieder weitergeleitet?
  • Wer entscheidet welche Informationen übermittelt werden?
  • Wer kommuniziert mit dem Kunden, dem Management, anderen Stakeholdern?
  • Wie werden Informationen an abwesende Teammitglieder weitergegeben?
  • In welcher Häufigkeit werden Meetings zum gemeinsamen Austausch durchgeführt?

 

Ein Kommunikationsdiagramm kann hier hilfreich und unterstützend sein.


Ausblick

Projektarbeit kann gelingen, wenn die kritischen Problemfelder bereits in der Planungsphase analysiert werden und aktiv in die weitere Planung einbezogen werden. Mit den genannten Fragestellungen können Sie Missverständnisse im Team reduzieren und alle Teammitglieder ins Boot holen, damit die Arbeitszeit jedes Einzelnen produktiv für das Projekt genutzt werden kann und das Projekt ein voller Erfolg wird!

Häufig wird Agilität falsch verstanden. Agil zu sein, bedeutet nicht, unzureichend zu planen, sondern, auf dem Weg flexibel Anpassungen vorzunehmen. Der Planungsphase kommt sowohl in einem stabilen, als auch agilen Umfeld besondere Bedeutung zu.


Literaturverzeichnis

GPM (2008): Erfolg und Scheitern im Projektmanagement. Online verfügbar unter: https://www.gpm-ipma.de/know_how/studienergebnisse/pm_studie_2008_erfolg_und_scheitern_im_pm.html [03.11.2021]

Hays (2015): Von starren Prozessen zu agilen Projekten – Unternehmen in der digitalen Transformation. Online verfügbar unter: https://www.hays.de/personaldienstleistung-aktuell/presse-mitteilung/von-starren-prozessen-zu-agilen-projekten-unternehmen-in-der-digitalen-transformati‑1 [03.11.2021]

Kaspersky (2020): Securing the future world. Online verfügbar unter: https://media.kasperskydaily.com/wp-content/uploads/sites/92/2020/11/12034625/2020_Kaspersky_Own-Your-Future_report.pdf [03.11.2021]

Locke, E., & Latham, G. (2013): New developments in goal setting and task performance. New York: Routledge.

Müncheberg, H. (2015): Projektarbeit in Unternehmen weiter auf dem Vormarsch. Online verfügbar unter: https://www.hays.de/personaldienstleistung-aktuell/presse-mitteilung/projektarbeit-in-unternehmen-weiter-auf-dem-vormarsch [03.11.2021]

PMI (2016): The High Cost of Low Performance. How will you improve business results? Online verfügbar unter: https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2016.pdf [03.11.2021]

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