Trennungsgespräche im beruflichen Umfeld stellen für Führungskräfte eine besondere Herausforderung dar. Sie betreffen nicht nur die direkt involvierten Mitarbeitenden, sondern beeinflussen auch das gesamte Team und die Unternehmenskultur. Ein einfühlsamer und strukturierter Ansatz kann dabei helfen, den Prozess für alle Beteiligten respektvoll und professionell zu gestalten.
Eine sorgfältige Vorbereitung ist essenziell. Führungskräfte sollten sich ihrer Rolle bewusst sein, die rechtlichen Rahmenbedingungen kennen und mögliche Reaktionen des/der Mitarbeitenden antizipieren. Ein ungestörter, neutraler Raum bietet den passenden Rahmen für das Gespräch. Dabei sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
Ein professionelles Trennungsgespräch folgt einer klaren Struktur (vgl. Habedank, 2019):
Phase 1: Gesprächseinstieg
Halten Sie die Begrüßung kurz und sachlich. Machen Sie keinen Smalltalk. Sprechen Sie die Kündigung unbedingt direkt nach der Begrüßung klar, eindeutig und verständlich aus. Widmen Sie der Kündigung maximal fünf Sätze!
Phase 2: Gründe benennen
Erläutern Sie die Gründe der Kündigung kurz. Bleiben Sie bei der Trennungsbegründung möglichst nahe an der Wahrheit. Gehen Sie dennoch sensibel vor und weisen Sie nicht mehr als nötig auf Fehlleistung hin. Diskutieren Sie nicht und vermeiden Sie Rechtfertigungen.
Phase 3: Reaktion des Betroffenen/der Betroffenen zulassen
Lassen Sie emotionale Reaktion zu. Zeigen Sie Rücksicht und Verständnis und geben Sie dem/der Betroffenen Zeit.
Phase 4: Bedauern zum Ausdruck bringen
Zeigen Sie Empathie, aber machen Sie keine falschen Hoffnungen. Machen Sie nur Zusagen, die auch gehalten werden können! Bieten Sie eventuell eine Unterbrechung oder Nachfolgegespräch an. Drücken Sie Ihre Wertschätzung für die bisher geleistete Arbeit aus.
Phase 5: Weiteres Vorgehen besprechen
Geben Sie Struktur und zeigen Sie den weiteren Plan auf. Bieten Sie dem/der Gekündigten ein Nachfolgegespräch an, in dem Raum und Zeit für Fragen und Verhandlungen bezüglich der Ausstiegskonditionen ist. Erläutern Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen.
Phase 6: Gesprächsabschluss
Beenden Sie das Gespräch empathisch und konsequent. Möglicher Schlusssatz: „Nehmen Sie sich erst einmal Zeit, um das Gespräch zu verarbeiten. Gern können Sie sich in den nächsten Tagen an mich wenden, wenn Sie Fragen haben.“[1]
Phase 7: Nach dem Gespräch
Informieren Sie das restliche Team und vertreten Sie die Entscheidung auch hier. Signalisieren Sie die Bereitschaft zur Hilfe im Umgang mit der Situation und bieten Sie auch Fürsorge für die verbliebenen MitarbeiterInnen an.
Jeder Mensch reagiert unterschiedlich auf eine Kündigung. Während manche ruhig bleiben, können andere emotional oder gar aggressiv werden. Führungskräfte sollten auf folgende Reaktionsmuster vorbereitet sein:
Der/die Aufbrausende:
Er/sie reagiert mit heftigen Emotionen, möglicherweise auch mit Aggression oder Beleidigungen. In dieser Situation ist es wichtig, ruhig zu bleiben und keine Diskussion zuzulassen.
Der/die Geschockte:
Dieser Typ zeigt kaum eine Reaktion und wirkt innerlich abwesend. Seien Sie geduldig und geben Sie Ihrem Gegenüber Zeit, die Nachricht zu verarbeiten. Bieten Sie an, das Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen.
Der Verhandler/die Verhandlerin:
Er/sie reagiert mit sofortiger Verhandlung, möchte direkt in eine Diskussion einsteigen und stellt auch Fragen nach den Details der Entscheidung. Achten Sie genau auf Ihre Worte und halten Sie sich im Zweifelsfall zurück. Zugeständnisse können ansonsten später gegen Sie verwendet werden.
Der/die Selbstbeherrschte:
Wertschätzung für die geleistete Arbeit ausdrücken. Er/sie gibt den Anschein, als würde die Kündigung ihn/sie nicht berühren und glaubt vielleicht sogar, dass alles in Ordnung sei. Kommunizieren Sie die Entscheidung klar und unmissverständlich, wiederholen Sie das Gesagte falls notwendig. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie trotz der Wiederholung empathisch reagieren und auf die individuellen Sorgen Ihres Gegenübers eingehen.
Egal, wie gut Sie sich auf das Trennungsgespräch vorbereiten, wie vorsichtig und emphatisch Sie kommunizieren, können Trennungsgespräche eskalieren.
Sie wissen nicht genau, was in Ihrem Gesprächspartner/Ihrer Gesprächspartnerin vorgeht und welche Sorgen und Gedanken bei ihm/ihr gerade am intensivsten sind. Aus diesem Grund müssen Sie davon ausgehen, dass Ihr Gesprächspartner/Ihre Gesprächspartnerin die Nachricht nicht sachlich aufnimmt und mit Ihnen das weitere Vorgehen bespricht, sondern sich von Emotionen leiten lässt[2]. Um eine Eskalation zu vermeiden, ist es daher Ihre Aufgabe als Führungskraft, eine Eskalation des Gesprächs zu verhindern und rechtzeitig zu intervenieren.
Typische Stolpersteine sind:
Nach einer Trennung ist es wichtig, das verbleibende Team zu informieren und aufzufangen. Mitarbeitende, die eine Kündigung in ihrem Umfeld erleben, können Verunsicherung oder sogar Angst um ihre eigene berufliche Zukunft verspüren. Eine transparente Kommunikation ist daher essenziell. Führungskräfte sollten sich die Zeit nehmen, um mit dem Team zu sprechen, Fragen zu beantworten und zu signalisieren, dass ihre Sorgen ernst genommen werden. Eine positive Führung in dieser Phase kann das Vertrauen in die Unternehmensleitung stärken und dafür sorgen, dass die Produktivität nicht leidet.
Professionell geführte Trennungsgespräche erfordern Empathie, Klarheit und Respekt. Sie tragen dazu bei, das Arbeitsklima positiv zu beeinflussen und den Übergang für alle Beteiligten so angenehm wie möglich zu gestalten. Letztlich zeigt sich wahre Führungsstärke nicht nur in Erfolgszeiten, sondern gerade in schwierigen Momenten wie einer Trennung.
Sie möchten mehr dazu erfahren, wie Sie Trennungsgespräche gestalten können, dann kontaktieren Sie mich gerne. Weiterführende Infos zu unserem Seminar zum Thema „Trennungsgespräche führen“ finden Sie hier.
Birgit Schäfer
Literaturverzeichnis
[1] Vgl. Habedank, S. (2019): Whitepaper- Trennungsgespräche professionell führen. Online verfügbar unter: file:///C:/Users/sstei/Downloads/Whitepaper%20Trennungsgespr%C3%A4che%20-professionell%20f%C3%BChren.pdf
[2] Vgl. Von Kanitz, A.: Trennungsgespräche im Unternehmen: wertschätzend, professionell, fair. München: Haufe-Lexware, 2014, S. 196.
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